klopt je planning nooit: voorkom, buffer en hou het realistisch!

De plannen kloppen altijd hoor, het is de realiteit die afwijkt lachte Piet -een vroegere collega- me vaak toe.

Een mechanisme van plannen is:

• enerzijds stel je je verwachtingspatroon: hoe je je brein instelt op wat je wil dat gaat gebeuren, je wens.
• anderzijds hoe je reageert op de werkelijkheid: het afwijken van je wens, je planning, de werkelijkheid.

Sommige persoonlijkheden willen zich coûte que coûte vasthouden aan wat vooropgezet is, terwijl de omstandigheden dit onmogelijk of zeer moeilijk maken. Het hoeft trouwens niet om jouw te gaan. Misschien kan jij wel heel flexibel met je dag omgaan. Als je direct leidinggevende of organisatie -of je partner thuis en zeker je kinderen!- echter absoluut vasthouden aan wat gepland is, kan dit nogal voor animatie zorgen. En dat is dan zeer eufemistisch gesteld, als je begrijpt wat ik bedoel. 

Pas op: veel kan ook hoor! Een kwestie van creatief denken en vaak doorzetten. Toch fiets je niet rond feiten heen. Trop is teveel en teveel is trop. 

Hoe ga je hier dan constructief en structureel mee om? Wel, kranen toezetten i.p.v. te dweilen is al een goeie strategie. Laat ons eens je belangrijkste kraan bekijken en een poging tot dichtdraaien doen ...

Vóórkomen is vaak beter dan genezen …

De grootste valkuil voor planning heeft plaats aan de bron; onrealistisch plannen.

Denk voor jezelf even na; welke externe oorzaken sturen je planning in de war?
A propos: interne oorzaken -eigen gedrag- is een ander paar mouwen dat persoonlijke aangepakt wordt, daar gaan we nu niet op in.

Doe je ogen dicht en voel welke jouw grootste planningstoorder is. Daarom niet diegene waar ge ´t meeste kriebels van krijgt -de emotionele stoom uit uw oren-, maar vooral die met de meeste impact op uw tijdsbesteding.

Goed op je vizier waar veel onverwachte tijd in kruipt? Heb je dit helder?

En? Wat is dat bij jou?

Kraan toezetten: O² – Onvoorziene Omstandigheden!

De meeste stoorders kunnen onder de noemer onvoorziene omstandigheden vallen. Haal er de emotie af en -nuchter bekeken- kan je het rationeel beschouwen als onvoorziene omstandigheden; je had er geen rekening mee gehouden, ze zaten niet in je plannings-, verwachtingspatroon. En da´s inderdaad lastig maar ... wat kan je hier constructief mee? 

Pak je stoorder opnieuw vast: hoeveel procent van je tijd maken deze uit? Hoeveel uur per dag wordt je onverwacht gestoord?

Uiteraard is dit voor een telefoniste of werfleider anders -dat noemt dan gewoon de job- dan voor een niet-operationeel leidinggevende, internationaal productmanager of CEO.

Twee stappen nu:

STAP 1 –  ruimte vrijhouden & blijven oplossen!

De in eerste instantie meest pragmatische oplossing voor je stoorder, is deze onvoorziene tijd proactief inplannen, bufferen: je houdt er vanaf nu rekening mee, je plant het vanaf nu in.

Gedrag -en zeker van anderen- kan je immers niet zo maar overnight wijzigen: je collega´s, klanten, chef zijn immers gewoon gemaakt dat je het voor hen oplost, dat je er voor hen bent, dat je dus even blijft dweilen.

Haal er voor jezelf de spanning af door er plaats voor vrij te houden in je agenda: buffer, plan dagelijks ruimte in je kalender. Niet alleen of daarom niet per sé een uur zichtbaar in je agenda plannen, maar vooral een mindswitch: zet een knop in je kop om: hou er in je verwachtingspatroon rekening mee dat dit wellicht zal gebeuren.

In een opleiding voor leidinggevenden was een vaak gehoord planning issue dat ze ´s morgens tussen  half negen en half tien 'quasi niets konden doen, omdat ik continu gestoord wordt'. Dóórvragen leerde dat het vooral teamleden -maar ook de chef- waren die hun functionele dan wel relationele babbel kwamen doen. Verdere bewustmaking leerde dat beide belangrijk waren, dus diende hiervoor in eerste instantie -dagelijks- een uur te worden voorzien onder het doel 'collegiaal teamwerk'.

STAP 2 – voorkomen & voortgang boeken!

Vervolgens kregen de deelnemende leidinggevenden in diezelfde opleiding de opdracht te analyseren wat de patronen en oorzaken waren van de 'storingen' en hoe ze het structureel konden oplossen dan wel voorkomen, 'kranen toe te zetten', maar dan zonder slagkracht te verliezen, zelfs aan resultaat -productiviteit maar ook goed gevoel- te winnen!  Dit leidde tot wekelijkse teammeetings, gezamenlijke lunches, afspraken rond  'stoortijd' en 'stille werktijd' en o.m. ook onderliggend aanpassen van onduidelijke werkprocedures.

Creëer dus O², zuurstof voor je onvoorziene omstandigheden, analyseer je R² -reactieve realiteit- en pak structurele maatregelen.

Zelf ben ik zo ooit van 70% storingen naar een -voor mijn destijdse job aanvaardbare- 35% gegaan: onnodige meetings, teveel beslissingen in eigen hand, geen neen durven zeggen 'om geliefd ende geëerd te worden', te veel interesses, te weinig afbakening, te veel waan van de dag, met onderliggend faalangst en dat soort gein...

Wat nog bufferen?

En uiteraard -behoeft het betoog?- valt er nog wel meer te bufferen;

• je verlof: plan vooral je verlof in!
  En lang leve snipperdagen: sinds een zware periode gaan m´n vrouw Carine en ik een keer of vier, vijf per jaar ergens fietsen mét overnachting, wat -toen ik het niet vooraf plande- nooit gebeurde maar oh zo vruchtbaar bleek in een druk opgroeiend gezin en relatie.
• voor en na vakantie - die van jezelf: lees de blog voorkom verlofstress: hou ruimte voor en na!
• tijdens vakantie - van je directe collega´s: dubbele stress als je collega op vakantie is: hou er rekening mee!
• je organisatietijd - mail lezen, herplanning maken … toch zeker een 30 tot 60 min per dag!
• ruimte voor je niet dringende, wel belangrijke grote taken die werkelijk verschil maken in je job maar die je telkens weer opschuift, lees een goeie techniek in tijdbommen ontmantelen: je werk indelen, tijdschatten en inplannen ...

Hou voeling, aanvaard wat zich aandient en pak rationele actie!

Plan dus flexibel. Plannen is per slot van rekening enerzijds focus maar anderzijds ook bewustzijnsvernauwing. Belangrijk is ten allen tijde met je voeten in de realiteit te blijven staan en die realiteit te aanvaarden en van daaruit gerichte rationele actie te nemen. Balanceer tussen plannen en realiteit! 

Wat houdt je tegen?

Ja maar ik heb geen tijd voor buffers en in voeling te blijven, als ik óók dát nog moet doen en inplannen!!

Buffer nu maar gewoon, geloof me. Wees eerlijk: als je je buffers niet inplant, wat is dan het gevolg? Denk hier even over na en beeld je de laatste keer in dat onverwachte gebeurtenissen roet in je eten strooiden ...

Wel is het inderdaad zo dat -als je plan technisch rekening houdt met al wat op je afkomt, je agenda sneller gevuld zal zitten -ook mét leegte, ruimte of gaatjes zoals deelnemers het soms plastisch uitdrukken. En is dat dan niet de realiteit? Alleen weet je het nu vooraf en kan je er op anticiperen: tijdig aan de bel trekken en actie pakken i.p.v. tíjdens je werkzaamheden en voor blok staan: stressniveau omhoog, productiviteit omlaag …

Overigens nog eens; buffer maar gewoon hoor. Er is nog nooit iemand komen klagen over een buffer die wegviel en dat ik me daar verveeld heb!

Een ideale moment om hierbij stil te staan is trouwens aan het eind van je dag. Lees het in de blog werken KAP er mee! hou over-zicht, herplan en count your blessings ...

En … actie!

• Wat ga jij vanaf vandaag bufferen?
• Wat is de grootste oorzaak van jouw storingen en hoe los je het structureel op?
• Voor welke belangrijke taak die je al te lang voor je uitschuift, plan je nu ruimte in?

Ben je leidinggevende?

• Ken je de voornaamste tijdvreters van een manager? Ontdek ze in welke taken spelen Pacman met je tijd: aanpakken die tijdvreters!
• Welke 3 maatregelen m.b.t. onverwachte omstandigheden zou je kunnen nemen die hierin grote positieve verandering brengen?
• Hoeveel buffertijd heeft jouw afdeling nodig en hoe ga je ze a) inbouwen b) op langere termijn voorkomen? Wat zou dat doen met je teamresultaat en -spirit?

psssst: trouwens, al die storingen zijn ABSOLUUT nefast voor je teamresultaat. Lees hoe je hier best mee omgaat in de blog je bent onprettig gestoord: buffer voor werk waar je je focus voor nodig hebt!