hou focus: zet af-leiding af!

Hoeveel keer heb je vandaag al naar je naar je mobieltje, je mailbox en social media gekeken? Wanneer was de laatste keer? Wat heb je er voor onderbroken? Herkenbaar? Dan ben je het mogelijk slachtoffer van het Zeigarnik-effect. Snel naar de dokter of …?

Onbewust dwangmatig gedrag?

Wat doet ons -op haast meestal onbewust dwangmatige  wijze- telkens onze elektronische brievenbussen bekijken? Tientallen keren per dag zou je je mailbox aanklikken en dat is nog naast je mobieltje gerekend. 

Gotta catch´em all!

De Russische psychologe Bluma Zeigarnik ontdekte dat mensen taken in principe beter onthouden als ze niet afgewerkt zijn, nog open staan. Dit is gekend als het Zeigarnik-effect, of -vrij vertaald- de wet van de onafgewerkte taak.

We krijgen dan blijkbaar een biologisch ambetant gevoel dat telkens terug naar die onafgewerkte to do´s wil, zodat we ze los kunnen laten en ze niet meer door ons hoofd spoken. Je hebt nu éénmaal graag je zaakjes op orde!

Dit wordt vaak handig gebruikt: het willen completeren van een verzameling speelt hier commercieel op in. Denk aan de Panini-stickers van vroeger en allerlei te verzamelen speeltjes bij aankopen nog steeds vandaag via de makkelijk te bespelen doelgroep kinderen. Nog meer impact -zelfs op volwassenen- had de Pokémon Go hype & vandaag nog steeds de social media-apps: die geven telkens aan hoeveel nieuwe posts op je wachten -zelfs los van de standaard -storende- berichtjes die je er over krijgt- en trekken je naar hun applicatie, ze kweken als het ware een verslavend effect zodat je zo lang mogelijk op hun platforms blijft, vatbaarder voor reclame en analyse van je persoonlijkheid.

Ook je mail kan verslavend werken maar dat ligt -volgens mijn vrouw Carine- mogelijk eerder ook aan je -of bedoelde ze míjn- nieuwsgierigheid.

Curiosity killed the cat but satisfaction brought it back …

Iets start het gaan kijken-proces -de trigger-: nieuwsgierigheid, algemene zenuwachtigheid, iedereen snel willen antwoorden -sociale bevestiging, je willen uiten-, op de hoogte willen zijn, een ping op je scherm …. Vervolgens doet het je iets doen -action-, zoals naar je inbox gaan. En dat terwijl je -als je er bij stilstaat- wel weet dat het niet per se gezond is -je weet wel dat het tijd en aandacht wegpakt- maar toch zet je door. Je wordt er namelijk achteraf lichamelijk voor beloond -reward- met een shotje dopamine -satisfaction-.

Breintechnisch gezien herbergt dit beloningssysteem zich in de nucleus accumbens en de amydala, waar ook je drang naar eten, drinken en neu… euh… voortplanting zit, essentieel voor het voortbestaan van de soort to live long and prosper” zou Mr. Spock zeggen.

In dat opzicht is dus je mail overdadig checken, primaire onbewuste overlevingsdrang en zelfs een gevormde gewoonte. Dit wordt onder meer mooi beschreven in het boek The power of habit door Charles Duhigg.

En die gewoonte wordt hoe langer hoe makkelijker geactiveerd, des te meer je ze geoefend hebt. Zie hiervoor Nir Eyal´s boek Hooked: How to build habit-forming products. Vandaar de grote noodzaak tot ...

afkicken!

Hoe zou je je voelen moest je vandaag je mail niet meer mogen checken? Wat zouden de gevolgen zijn? Denk er eens even over na en voel eens bij jezelf i.p.v. een te snelle reactie te geven?

Maar stel je tegelijk ook voor hoe het zou zijn moest je vooraf weten dat je een hele dag, week of weekend geen berichten zou ontvangen. Noch mail, noch social media, noch sms of telefoon?

1. word je dus in eerste instantie bewust worden van dit niet-productief gedrag, 
2. aanvaard het als een op zich bio-logische reactie,
3. en besluit het van daaruit anders te willen doen en voor een nieuwe gewoonte te gaan.

Hoe terug het stuur in eigen handen?

Hoe maken we nu nuttig gebruik van madam Zeigarnik en van Spock´s rationele wijze wijze om op slimme manier met onze inbox en prikkels om te gaan?

• uiteraard zet je alle e-mail notificaties en meldingen van andere apps af zodat de trigger al niet meer extern zit: lees o.a. opgeruimd staat netjes: af-leiding = leiding afgeven & blijf uit je mailbox: start in je agenda & blijf uit je mailbox: enkele slimme sneltoetsen!
• vervolgens zorgen we er eerst voor dat onze mailbox leeg is wil jij ook een lege inbox: vastpakken = beslissen!
• zet een teller op je postvak in-folder, zodat deze vanaf nu het aantal nog te verwerken mails in de folder aangeeft. Dat geeft in één oogopslag inschatting van je workload: klik met rechtermuisknop op de betreffende folder. Kies onderaan eigenschappen en druk op Totaal aantal items weergeven.

Trouwens, even terzijde: lang leve mail! Het makkelijke aan je mailbox is dat het de verzamelplaats bij uitstek van werk is. Stel je voor dat je werk van alle kanten zou kunnen komen, dan moet je die ook allemaal in de gaten houden met verlies aan energie tot gevolg. Dus … lang leve een beheerste inbox!

Nu dus nog een gezonde drive/rationele trigger om je mailbox te legen: timemanagers adviseren je mailbox 1 keer in de vóór- en 1 keer in de námiddag te checken. Bij mij werkt dat niet. Anderen adviseren om je Outlook uit te laten staan. Vind ik ook ni handig. Zoek dus een methode die bij jouw persoonlijk past. Wat bij mij b.v. welk werkt: iedere keer als ik iets afgewerkt heb, beloon ik mezelf met m´n mail te verwerken. De teller op de inbox zet me ook positief inspirerend aan om ´s avonds de mailbox leeg te hebben, de taakspanning van het Zeigarnik-effect. Dit betekent dan enerzijds dat ik alles wat die dag op me afkwam heb kunnen inventariseren en anderzijds dat ik x aantal shotjes endorfine/dopamine heb gehad.

En actie!

• Hoe is het met jouw overlevingsmechanisme gesteld? Lijd je onder je mailbox of leid je hem?
• Met welke nieuwe gewoonte ga jij aan de slag?

Als leidinggevende?

• In hoeverre beheers jij alle inkomende kanalen van werk? Of overheersen ze jouw?
• Welke constructieve actie naar je eigen instroombeheer en naar dat van je team toe ga je nemen?
• Wat zou het effect zijn moest dit in het team volledig gestroomlijnd zijn denk je?